Koliko časa vam vzamejo izdani računi?
Podjetniki pogosto ne upoštevajo časa, ki ga vzamejo izdani računi in druge obveznosti pri vodenju poslovanja. Večino časa in truda posvetijo svoji primarni dejavnosti, a ostalih opravkov ne moremo preprosto zanemariti – tudi delo z računi je del poslovanja, poleg tega se na tem področju lahko pokažejo določeni problemi.
Dejstvo je, da podjetniki večinoma niso dobro seznanjeni z računovodskimi obveznostmi in vsemi drugimi nalogami, ki jih je treba opravljati v ozadju poslovanja. Na svojo dejavnost se dobro spoznajo, več preglavic pa jim povzroča upravljanje poslovanja, tudi izdajanje računov. Ker se na tem področju kaj hitro zgodi, da s kakšno napako povzročimo velike preglavice, tudi stroške in škodo, se je vsekakor pametno pozanimati o tem, kakšne izzive prinašajo izdani računi in kako si delo z njimi vsaj nekoliko olajšati.
Izzivi, ki jih prinašajo izdani računi
Nekateri podjetniki imajo že to težavo, da pravzaprav ne poznajo vseh zahtev pri izdajanju računov. Račun ni dokument, ki bi ga lahko kar sami pripravili brez ozira na zahteve in predpise. Vsaj približno seveda vemo, kateri podatki spadajo na račun, a poznati je treba vse zahteve, da ne bomo v prekršku. Pozanimamo se o nujni vsebini, ki jo morajo imeti izdani računi, to so podatki o izdajatelju in kupcu ter podatki o delu in samem računu.
Že tu se lahko zaplete, saj je vsebina računa nekoliko odvisna od tega, s kakšnim delom se ukvarjamo in kakšno obliko podjetja imamo. Zato moramo v izhodišču pripraviti pravi vzorec, ki ga nato stalno uporabljamo. Tu nam lahko močno pomagajo računalniški programi.
Kako se pripravljajo izdani računi?
Druga težava je za mnoge podjetnike samo pripravljanje in izstavljanje računov. Če za to nimamo pravega računalniškega orodja, bo treba v izstavljanje računov vložiti kar nekaj časa in truda. Poleg tega moramo biti bolj pozorni, da se kje ne zmotimo, ko vse podatke vpisujemo sami ročno.
Bistveno boljša rešitev je ta, da se izdani računi pripravljajo s pomočjo računalniškega programa. Računovodska orodja nam močno pomagajo, pravzaprav prevzamejo praktično vsa opravila pri izstavljanju računov. Navesti moramo le tiste podatke, ki jih program ne more izpolniti sam, torej podatke o kupcu in opravljenem delu. Pa tudi za te informacije lahko pri računih, ki jih redno izstavljamo, program že ponudi prave podatke.
Elegantno izdani računi olajšajo poslovanje
Z dobrim računovodskim sistemom si lahko močno olajšamo izstavljanje računov, takšni programi pa imajo še nekatere druge odlike. Pomagajo nam pri drugih računovodskih obveznostih in nasploh sodelujejo pri upravljanju poslovanja. Računamo na to, da bomo uspeli poslovanje močno nadgraditi, sploh če uporabljamo kak bolj obsežen paket uporabnih orodij.
V večjih podjetjih so takšni sistemi naravnost nepogrešljivi. A po drugi strani se z izdajanjem računov in podobnimi opravili še pogosteje ukvarjajo manjši podjetniki, ki morajo sami skrbeti za tovrstne obveznosti. Veliko dela lahko preložimo na računovodski servis, vsekakor pa lahko v poslovanje vključimo tudi ustrezne računalniške programe. Na ta način nam izdani računi ne bodo povzročali preglavic, predvsem pa se izognemo napakam, prekrškom in stroškom, ki bi jih lahko imeli pri ročnem pripravljanju računov.