Izdani računi morajo biti brez napake

Zelo pomembno je, da imajo izdani računi vse potrebne elemente, predvsem pa morajo biti zapisani podatki povsem pravilni. V nasprotnem primeru hitro naletimo na mnoge težave, znašli se bomo v prekršku, lahko sledijo tudi visoke kazni. Na srečo imamo kar nekaj možnosti, da zagotovimo pravilnost računov, ne glede na to, ali se z njimi ukvarjamo sami ali pa imamo za to zaposlene računovodske strokovnjake.

V vsakem primeru moramo pravočasno in dobro poznati svoje obveznosti glede računov. Morda se zdi, da nam izdani računi nalagajo le nekaj dela, ko jih je treba pripraviti in poslati, a v resnici se moramo prepričati, da so pravilno pripravljeni, da se pravilno knjižijo in hranijo, gotovo pa želimo imeti tudi popolno evidenco in dober pregled nad svojim poslovanjem.

Vsebina, ki jo morajo imeti izdani računi

Vsak račun mora imeti nekatere nujne podatke. Vsebina je sicer nekoliko odvisna od tega, za kakšno obliko podjetja gre in kakšne obveznosti imamo. Gotovo pa bo imel račun vsaj nekatere osnovne podatke:

• Datum in kraj izdaje
• Zaporedno številko
• Podatke o podjetju in o kupcu
• Informacije o izdelkih oz. storitvah
• Podatke o DDV
• Ceno in znesek

To so nujne sestavine računa, ki jih mora imeti tudi tako imenovani poenostavljen račun. Na mnogih računih pa se zahtevajo še drugi podatki, predvsem imamo dodatne obveznosti glede navajanja davčnih obveznosti ali olajšav, nekatere razlike pa obstajajo tudi glede na vrsto prodanih izdelkov oziroma opravljenih storitev.

Dobro moramo vedeti, kateri podatki morajo biti na računu za naše izdelke oziroma storitve. Za to je v končni fazi odgovoren podjetnik sam, lahko pa seveda izkoristimo pomoč, ki jo ponuja računovodski servis, ali pa uporabimo kakšno predlogo.

Izdani računi imajo tudi druge podatke

Običajno se osredotočamo predvsem na obvezne podatke na računu. A prav tako ima lahko dokument tudi druge informacije, ki imajo svojo funkcijo. Na te ne smemo pozabiti, čeprav niso nujno zahtevane.

En izmed podatkov, ki jih je priporočljivo imeti na računu, je recimo številka transakcijskega računa. Pametno je navesti podatke za plačilo, da zagotovimo enostavna in pravočasna plačila. Včasih izdani računi vsebujejo tudi položnico ali QR kodo za hitro plačilo. Možno je dodati še druge podatke, ki utegnejo biti koristni za plačnika, navsezadnje pa ima račun verjetno tudi kakšne grafične elemente, da lepo izgleda in so podatki razločno predstavljeni.

Pri pripravi računov nam pomaga računovodski servis

Na voljo imamo različne rešitve za pripravo računov. Da bi se izognili morebitnim napakam, je pametno poiskati pomoč pri računovodskih strokovnjakih. Verjetno bomo sodelovali z računovodskim servisom, ki mora vedeti, katere podatke morajo imeti naši računi. Tako se lahko obrnemo na te strokovnjake, ki bodo za nas pripravili predlogo računa. Nato bomo imeli vedno opravka z istimi podatki, torej lahko račune samostojno pripravljamo, ko se prepričamo, da je predloga ustrezna. Na ta način se lahko izdani računi pripravljajo kar z računalniškim programom, ki samodejno izpolni zahtevane podatke. Vedno pa se moramo sami prepričati, da je z računom res vse v najlepšem redu, da ne bomo zagrešili kakšnega prekrška.