E račun – izdaja in prejem preko računovodskega programa v oblaku

E račun se uporablja za brezpapirno poslovanje tako med podjetji v gospodarstvu kot med podjetji in proračunskimi uporabniki. Elektronsko izdajanje in prejemanje faktur lahko poteka preko računovodskega programa v oblaku ter se uvaža oziroma izvaža v določene spletne portale ali pa spletne banke.

Brezpapirno poslovanje med podjetji znižuje stroške ter povečuje nadzor nad izdanimi in prejetimi fakturami, za kar poskrbi tudi avtomatizacija in digitalizirani procesi, kot je podpis z digitalnim podpisom. Elektronski račun pa je obvezen, če podjetje posluje s proračunskimi uporabniki. Po katerih kanalih lahko podjetje izstavlja elektronske fakture drugim podjetjem in proračunskim uporabnikom?

E račun – posredovanje preko elektronske pošte

Posredovanje oziroma izstavljanje e-računa preko elektronske pošte je primerno za brezpapirno poslovanje med podjetji v gospodarstvu in ne za proračunske uporabnike. Preko pripravljene datoteke v spletnem programu v oblaku je mogoče enostavno poslati elektronsko fakturo na elektronski poštni naslov kupca oziroma drugega podjetja.

Izstavljanje elektronske fakture preko BizBox portala

Minimax spletni program za izdajanje računov je mogoče enostavno povezati s spletnim portalom BizBox, kateri je namenjen brezpapirnemu poslovanju med podjetji in hkrati ni primeren za izstavljanje faktur proračunskim uporabnikom. Tako kot računovodski program v oblaku tudi BizBox deluje preko spleta, zato ni potrebno nameščanje programske opreme. Posredovanje izdanih faktur preko BizBox kanala omogoča boljši nadzor nad poslovanjem.

E-račun za proračunske uporabnike

Poslovni in računovodski program pripravi vse datoteke v skladu z zakonodajo, kot je elektronska faktura, njena ovojnica in datoteka v PDF formatu. Prav tako omogoča enostavno podpisovanje z digitalnim potrdilom, ki deluje na operacijskih sistemih Mac, Linux in Windows.

Če podjetje posluje s proračunskimi uporabniki, jim mora izdan elektronski račun poslati preko e-banke. Pri tem lahko v e-banko uvozi eno datoteko z več fakturami. Ko banka prejme fakturo, jo po ustreznih kanalih posreduje proračunskemu uporabniku, le-ta pa račun prejme v svojih e-bančnih programih. Sicer pa je posredovanje izdanih faktur preko e-banke primerno tudi za brezpapirno poslovanje med podjetji.

Uvoz elektronskih faktur v spletni računovodski program

Spletni program za vodenje poslovnih knjig omogoča tudi uvoz oziroma prejem elektronskih faktur. V program je prejeti dokument mogoče uvoziti iz e-bančnega programa ali pa iz elektronske pošte. Na voljo je tudi brezplačno prejemanje dokumentov preko BizBox spletnega portala.

Program pri vsakem prejemu dokumenta pripravi osnutek, kjer ima e račun že izpolnjene podatke, kot je datum opravljanja storitve, datum zapadlosti in datum prejema fakture, znesek za plačilo ter številka prejetega računa.