Prejeti računi za brezhibno poslovanje z dobavitelji

V vsakem podjetju se obdelujejo tudi prejeti računi, saj se gotovo srečujemo z nekaterimi stroški, vezanimi na našo dejavnost. Tu se seveda pojavljajo velike razlike med podjetniki, nekateri imajo recimo storitvena podjetja, ki skorajda nimajo odhodkov te vrste, mnoga podjetja pa so pri svoji dejavnosti močno odvisna od redne dobave surovin, materialov in izdelkov, ki jih potrebujejo za svoje delo. V vsakem primeru je treba imeti dober nadzor nad ponudbami in računi, ki jih dobimo od dobaviteljev.

Ne le, da želimo zagotoviti pravočasno plačevanje, da se izognemo morebitnim zapletom in zamudam v poslovnih procesih, prejeti računi nam včasih omogočajo tudi koriščenje kakšnih posebnih ugodnosti. Tu se odpirajo priložnosti, ki jih lahko dobro izkoristimo pri svojem poslovanju.

Urejeni prejeti računi so lahko priložnost za popuste

Pri poslovanju z dobavitelji želimo vedno priti do ugodnih pogojev, pri tem pa moramo upoštevati interese na obeh straneh. Zato so dobavitelji pogosto pripravljeni ponuditi boljše pogoje, če se jim ob nabavi vsaj nekoliko prilagodimo. V praksi to pogosto pomeni pravočasno plačilo v kratkem roku, naročila za dlje časa vnaprej, uporabo ugodnih plačilnih sredstev …

Da bi lahko torej izkoristili ugodnosti, ki jih ponujajo dobavitelji, morajo biti prejeti računi pravočasno obdelani in poravnani. To velja tudi za druge sorodne dokumente, kot so dobavnice, ponudbe, predračuni in podobno. Če imamo račune pod kontrolo, bomo veliko lažje dosegli dobre pogoje za sodelovanje z dobavitelji. V podjetjih, ki redno opravljajo večje dobave, lahko že kak odstotek popusta pomeni velik prihranek in boljše marže pri poslovanju.

Kakšno delo nam nalagajo prejeti računi?

Najmanj, kar je treba opraviti, je seveda plačilo računa. Že tu moramo biti pozorni, ne pregledamo le zneska in datuma zapadlosti. Pametno je račune poravnati takoj, ko jih lahko, če želimo imeti dobro izhodišče za pogajanja z dobavitelji.

Srečamo se tudi z nekaterimi obveznostmi glede knjiženja prejetih računov, priprave davčnih izkazov in poročil. Po navadi za ta namen koristimo storitve računovodskega servisa, tako da v praksi z dokumentacijo nimamo veliko dela. Prejeti računi se bodo samodejno shranjevali v sistem, ki omogoča pregled dokumentov in izpis raznih poročil.

Prejeti računi so koristni za podjetje

Nazadnje pa omenimo še posebne koristi, ki jih ima podjetje od prejetih računov. Verjetno prejete račune povezujemo predvsem s stroški, a v resnici se tu odpirajo tudi priložnosti, ki jih ne gre zanemariti. Z dobrim pregledom nad računi imamo namreč enostaven vpogled v poslovanje podjetja, lažje sprejemamo pomembne poslovne odločitve in zagotovimo uspešno poslovanje na dolgi rok.

Tu nam prejeti računi pomagajo kontrolirati odhodke pri poslovanju, tako imamo pregled nad stroški in lahko hitro ugotovimo, kje izgubljamo denar. Če želimo optimizirati svoje poslovanje, je ravno tu prvi korak, s katerim že lahko naredimo veliko razliko. Vpogled v evidenco prejetih računov nam pove vse o tem, kateri stroški nas najbolj obremenjujejo, katerim izdatkom se lahko morda izognemo in kateri so preprosto neizogibni. Vse to nam sporočajo prejeti računi, če imamo urejeno bazo poslovnih dokumentov. Takšni sistemi pa nam nadalje ponujajo še dodatne funkcije obdelave dokumentov.