Izstavljanje e-računa

Izstavljanje e-računa za razliko od izdajanja navadnega računa poteka izključno v elektronski obliki. Oblika, kako naj bi tako izdan račun izgledal, je določena s posebnimi predpisi. Je pa tak račun enakovreden tistemu v papirni obliki. Izstavljanje e-računa je obvezna, če je naslovnik, ki prejme račun, proračunski uporabnik.

Bistvene komponente e-računa

E-račun je sestavljen iz ovojnice (dokument v xml strukturi), e-sloga (standardna oblika e-računa v xml strukturi) ter iz morebitnih prilog računu. Priporočljivo je, da so priloge v PDF obliki. Velikost prilog je omejena.

Izstavljanje e-računa – razlika med pravnimi in fizičnimi osebami

Fizične osebe lahko e-račune proračunskim uporabnikom pošljejo preko portala UJPeRačun, pravne osebe pa imajo poleg te možnosti na razpolago tudi izstavljanje e-računa preko bank in ponudnikov e-poti, ki imajo z UJP sklenjeno pogodbo o izmenjavi e-računov.

Dostop do UJP portala

Da bi lahko fizična ali pravna oseba izstavljala e-račune, mora najprej pridobiti digitalno potrdilo. Nato odda vlogo za novega uporabnika in namesti komponento za elektronsko podpisovanje, ki ji bo omogočalo podpisovanje izdanih računov. Uporabniku je dodeljeno tudi geslo, s katerim lahko dostopa do navedenega portala. Uporaba portala je brezplačna.

Do portala lahko dostopa tudi računovodski servis, ki opravlja storitve za izdajatelja, ali druga oseba, ki jo pooblasti izdajatelj.

Druge značilnosti in možnosti UJP portala

Portal ne omogoča hranjenja računov. Račun je na portalu viden le dva meseca od njegove izdaje, zato mora izdajatelj sam poskrbeti za ustrezno hranjenje računov tako, kot je določeno z zakonom.

Obstaja omejeno število računov, ki jih lahko uporabnik izda v določenem obdobju. Tako preko portala lahko izda največ 60 računov na leto, kar v povprečju znese 5 računov na mesec.

Vsak račun mora imeti svojo ovojnico, na kateri morajo biti navedeni podatki prejemnika. Najpomembnejša podatka sta njegova TRR in davčna številka, saj sta ključna pri posredovanju računa pravemu naslovniku.

Izdajatelj računa lahko po tem, ko izda e-račun, preverja njegov status oziroma kaj se z njim dogaja; če je bil že prejet, obdelan, sprejet oziroma če je bil slučajno zavrnjen s strani naslovnika.

Preko portala UJP je možno prevzeti tudi več e-računov hkrati.

 

Vir: ujp.gov.si