Vezana knjiga računov – kaj to je in za koga je obvezna?

Raba vezane knjige računov je od 31. 1. 2015 naprej obvezna za vse zavezance za davke, ki vodijo poslovne knjige in evidence in so za svoje storitve plačani z gotovino, nimajo pa ustreznega računalniškega programa ali elektronske naprave za izdajo računa.

Plačilo z gotovino pomeni plačilo z bankovci, kovanci, s plačilno kreditno kartico, čekom itd. Gre za tiste načine plačila, pri katerih stranka ne nakaže zneska direktno na transakcijski račun zavezanca.

Pri tem se lahko zavezanec sam odloči, na kakšen način bi raje posloval; ali z uporabo elektronske naprave / računalniškega programa ali preko vezane knjige računov.

Pridobitev in potrditev knjige

Vezano knjigo računov lahko zavezanec kupi v prosti prodaji (npr. v knjigarni). Preden izda prvi račun, mora knjigo potrditi. To lahko izvede na dva načina:

• Zavezanci, za katere je predpisano vlaganje davčnih obveznosti, knjigo potrdijo elektronsko preko portala e-davki z vpisom serijske številke knjige;
• Ostali lahko knjigo potrdijo osebno na finančnem uradu ali pa podpisano vlogo pošljejo po pošti.

Kako zgleda in kaj vsebuje?

Gre za knjižni blok dimenzij 210 x 148 mm (format A5). Vsebuje 3 x 50 samokopirnih listov oziroma 50 setov obrazcev računov. Pri tem je en list izvirnik, ostala dva pa njegovi kopiji. Največja dovoljena velikost knjige je 210 x 297 mm (A4 format). Vsaka vezana knjiga ima edinstveno serijsko številko, odtisnjeno v spodnjem desnem kotu vsakega obrazca računa. Na vsakem listu je vtisnjena zaporedna številka posameznega obrazca računa (med 1 in 50 ).

Druge koristne informacije

• Knjigo mora zavezanec hraniti še najmanj 10 let od izdaje zadnjega računa v njej.
• Vezana knjiga računov je obvezna tudi za tiste, ki sicer za izdajo računov uporabljajo računalniški program ali elektronsko napravo pa se jim ta začasno pokvari.
• V primeru, če zavezanec že napiše račun, stranka pa se nato premisli glede nakupa, se račun enostavno prečrta ter zraven dopiše datum in razlog, zakaj ni bil izdan.
• V primeru, če zavezanec ločeno vodi račune preko Excela / Worda (za direktno nakazilo na TRR) in preko vezane knjige, lahko oštevilčenje računov vodi ločeno za obe evidenci.
• Pri kombiniranih plačilih pa lahko zavezanec tudi tiste račune, ki bodo plačani z nakazilom na TRR, izda preko vezane knjige računov.

Vir: furs