So bolj pomembni izdani ali prejeti računi?

Pri poslovanju se v vsakem podjetju pojavljajo tako izdani kot prejeti računi. V obeh primerih imamo tudi nekaj dela, seveda pa račun označuje tudi določeno finančno transakcijo. Tako smo praviloma bolj veseli izdanih računov, saj pomenijo dohodek, prejeti računi pa prinašajo stroške, ki jih je treba poravnati. A vsekakor moramo s to dokumentacijo ustrezno ravnati, da lahko podjetje učinkovito upravljamo. Tako prejeti kot izdani računi zahtevajo posebno pozornost, da ne zagrešimo kakšnih napak ali ne pozabimo na kakšne obveznosti.

Za delo z računi dandanes večinoma uporabljamo računalniške programe, ki so zelo praktični. Nekateri so povsem enostavni in omogočajo recimo le pripravo in tisk računov, kar je obveznost vsakega podjetnika, drugi nudijo še celo vrsto funkcij za nadzor in delo s prejetimi in izdanimi računi. Pričakovati je, da se bodo najbolje obnesli napredni programi, ki na tem področju res nudijo širok spekter različnih funkcij za bolj ali manj zahtevne uporabnike.

Prejeti računi ne zahtevajo nujno veliko dela

Praksa dela z računi je odvisna od podjetja, vsak podjetnik ima nekoliko drugačno izkušnjo in drugačne potrebe, posledično tudi drugačne rešitve za ta opravila. V nekaterih primerih s prejetimi računi sploh ne bo kakšnega posebnega dela.

To recimo velja za manjša podjetja, predvsem samostojne podjetnike, ki nimajo veliko prejetih računov. Tako lahko kar sami »ročno« spremljamo račune in beležimo stroške oziroma obveznosti sproti poravnavamo. Že res, da na ta način nimamo povsem enostavnega pregleda nad svojim poslovanjem, a odhodki so pogosto minimalni, sploh pri storitvenih podjetjih, ki nimajo dobaviteljev in kakšnih omembe vrednih stroškov. V nekaterih primerih ni treba plačevati niti računovodskih storitev in so edini stroški prispevki za zavarovanje in socialno varnost ter akontacija dohodnine. Smiselno je torej, da se v tem primeru bolj posvetimo izdanim računom, ki zahtevajo več pozornosti.

Prejeti računi v večjih podjetjih

Drugače je v podjetjih, ki imajo veliko stroškov. V tem primeru je naravnost kritično, da imamo dober pregled nad poslovanjem, kar vključuje tudi zbiranje, hranjenje in obdelavo prejetih računov. Že v manjših podjetjih so te funkcije dobrodošle, saj je vedno pametno imeti dober nadzor nad prihodki in odhodki, a v večjih podjetjih je to lahko življenjskega pomena. Gotovo ne želimo zamuditi kakšnih obveznosti, ki izhajajo iz prejetih računov, obenem želimo spremljati svoje poslovanje in stroške. Le tako lahko vemo, ali poslujemo uspešno ali ne, dober pregled nad prejetimi računi lahko hitro opozori tudi na morebitne težave in tveganja.

Izdani in prejeti računi v računalniških programih

Pri obvladovanju računov imamo dobrodošlo pomoč v računalniških orodjih, ki nam to delo močno olajšajo. Na voljo so različne možnosti, tudi takšne, ki na tem področju ponujajo izjemno bogat nabor funkcionalnosti. Računi se lahko samodejno zbirajo in razporejajo, program omogoča enostaven vpogled v stanje, lahko pripravi tudi poročila in projekcije. Opozarja na obveznosti in plačilne roke ter samodejno spremlja stanje prejetih in izdanih računov. Takšni programi lahko samodejno pripravijo plačilne naloge, posredujejo dokumente in podatke za davčne evidence in zmorejo še marsikaj, kar pri rednem poslovanju zahtevajo izdani in prejeti računi.